Convocation à l'assemblée générale de copropriété : délai de 21 jours, contenu et envoi 2026

La convocation est l'acte qui déclenche toute l'assemblée générale de copropriété. Mal rédigée, envoyée trop tard ou par le mauvais canal, elle fragilise l'ensemble des décisions votées et ouvre la porte à leur annulation. Le délai de vingt et un jours, le contenu obligatoire et le mode d'envoi sont strictement encadrés par la loi. Voici le guide complet pour convoquer une assemblée générale sans risque en 2026.

Qu'est-ce que la convocation à l'assemblée générale ?

La convocation est le document officiel par lequel le syndic invite chaque copropriétaire à participer à l'assemblée générale. Elle fixe la date, l'heure et le lieu de la réunion, et surtout elle contient l'ordre du jour, c'est à dire la liste des questions qui seront soumises au vote. Aucune décision ne peut être valablement prise sur une question qui ne figure pas à l'ordre du jour de la convocation.

Qui peut convoquer l'assemblée générale ?

En principe, c'est le syndic qui convoque l'assemblée générale, au moins une fois par an pour l'assemblée annuelle. Mais d'autres acteurs peuvent en prendre l'initiative dans certains cas :

• le conseil syndical, ou des copropriétaires représentant au moins un quart des voix, peuvent demander au syndic de convoquer une assemblée sur des questions précises ;
• si le syndic ne donne pas suite à cette demande, le président du conseil syndical peut convoquer lui même l'assemblée après mise en demeure restée infructueuse ;
• en l'absence de syndic, un copropriétaire peut prendre l'initiative de la convocation.

Quel est le délai de convocation : la règle des 21 jours

La loi impose un délai minimal de vingt et un jours entre l'envoi de la convocation et la date de l'assemblée générale. Ce délai court à compter du lendemain de la première présentation de la lettre recommandée ou de la notification électronique. Le règlement de copropriété peut prévoir un délai plus long, mais jamais plus court.

Respecter ce délai est essentiel : une convocation envoyée trop tard rend l'assemblée irrégulière et expose toutes ses décisions à l'annulation. En pratique, mieux vaut prévoir une marge de sécurité de quelques jours pour tenir compte des aléas postaux.

Que doit contenir la convocation ?

La convocation doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires, sous peine d'irrégularité :

• la date, l'heure et le lieu de l'assemblée générale ;
• l'ordre du jour détaillé, chaque question étant rédigée de façon précise ;
• la majorité requise pour chaque résolution, idéalement rappelée en regard de chaque point ;
• les documents nécessaires au vote, par exemple les comptes, le projet de budget, les devis pour les travaux ou les contrats à approuver ;
• les modalités de consultation des pièces justificatives et le formulaire de vote par correspondance.

Un ordre du jour clair et des résolutions bien rédigées limitent les contestations. Pour les majorités à appliquer, consultez notre guide sur les majorités en assemblée générale.

Les documents à joindre à la convocation

Selon les questions inscrites à l'ordre du jour, la loi impose de joindre certains documents. Pour l'approbation des comptes, il faut joindre l'état financier et le compte de gestion. Pour des travaux, il faut joindre les devis et, le cas échéant, les conditions essentielles des contrats proposés. Pour le budget, le projet de budget prévisionnel. L'absence d'un document obligatoire peut entraîner l'annulation de la résolution concernée.

Comment envoyer la convocation ?

La convocation doit être notifiée par un moyen permettant d'établir une date certaine. Trois canaux sont admis :

• la lettre recommandée avec accusé de réception, mode classique et toujours valable ;
• la remise contre récépissé ou émargement, utile lors d'une assemblée précédente ;
• la notification par voie électronique, à condition que le copropriétaire ait donné son accord exprès au préalable.

La notification électronique réduit nettement les coûts d'affranchissement. Recueillir l'accord des copropriétaires pour ce mode d'envoi est donc un réflexe utile, souvent géré via un extranet de copropriété.

Peut-on ajouter une question à l'ordre du jour ?

Tout copropriétaire peut demander l'inscription d'une ou plusieurs questions à l'ordre du jour. Pour cela, il doit notifier sa demande au syndic, qui l'inscrit à l'assemblée. Si la demande arrive trop tard pour être traitée avant l'envoi de la convocation, la question est reportée à l'assemblée suivante. En revanche, aucune décision ne peut être votée séance tenante sur une question qui n'était pas à l'ordre du jour.

Que se passe-t-il si le délai ou le contenu ne sont pas respectés ?

Une convocation irrégulière, par exemple envoyée moins de vingt et un jours avant l'assemblée ou amputée d'un document obligatoire, peut entraîner l'annulation des décisions concernées. Un copropriétaire opposant ou défaillant dispose d'un délai de deux mois à compter de la notification du procès-verbal pour contester devant le tribunal judiciaire. D'où l'importance d'une convocation rigoureuse, datée et traçable.

Convocation et assemblée générale dématérialisée

La loi autorise désormais la tenue d'assemblées en présentiel, en visioconférence ou de façon mixte. La convocation doit alors préciser les modalités de participation à distance et les moyens techniques mis à disposition. Le vote par correspondance reste possible dans tous les cas, ce qui permet aux copropriétaires absents de s'exprimer. Pour ce point, voyez notre article sur le vote par correspondance.

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