Depuis la loi ELAN (23 novembre 2018) et son décret d'application du 2 juillet 2020, tout copropriétaire peut participer au vote d'une assemblée générale sans être physiquement présent ni représenté par un mandataire. Le vote par correspondance est un droit individuel que le syndic ne peut refuser. Pourtant, dans la pratique, il reste mal connu, mal utilisé et source de contentieux. Ce guide détaille les conditions, le formulaire, le décompte des voix et les pièges à éviter.
Le cadre légal : de la loi ELAN au décret de 2020
Les textes fondateurs
Le vote par correspondance en copropriété repose sur trois textes :
- Loi n° 2018-1021 du 23 novembre 2018 (loi ELAN) : article 211, qui modifie l'article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965. Il consacre le droit de tout copropriétaire de voter par correspondance
- Décret n° 2020-834 du 2 juillet 2020 : fixe les modalités pratiques (formulaire, délais, transmission)
- Ordonnance n° 2019-1101 du 30 octobre 2019 : réforme du droit de la copropriété, qui intègre le vote par correspondance dans le fonctionnement normal de l'AG
Un droit impératif, pas une option
Le vote par correspondance est un droit individuel de chaque copropriétaire. Cela signifie que :
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Essayer gratuitement- Le syndic ne peut pas le refuser, même si le règlement de copropriété ne le prévoit pas
- L'assemblée générale ne peut pas voter sa suppression — il est d'ordre public
- Il s'applique à toutes les résolutions inscrites à l'ordre du jour, sans exception
- Le copropriétaire n'a pas besoin de justifier son choix de voter par correspondance
Le formulaire de vote par correspondance
Contenu obligatoire
Le formulaire est fixé par le décret du 2 juillet 2020 et doit contenir :
- Le nom de la copropriété (syndicat des copropriétaires)
- Les nom, prénom et adresse du copropriétaire votant
- L'identification du ou des lots détenus (numéro de lot, tantièmes)
- La date de l'AG concernée
- La liste de toutes les résolutions inscrites à l'ordre du jour, dans le même ordre
- Pour chaque résolution : trois cases à cocher — « Pour », « Contre », « Abstention »
- La date et la signature du copropriétaire
Qui fournit le formulaire ?
Le syndic est tenu de joindre le formulaire de vote par correspondance à la convocation de l'AG. C'est une obligation, pas une simple faculté. Si le syndic ne le joint pas :
- Le copropriétaire peut lui demander de le fournir
- Un défaut de formulaire peut constituer un motif d'annulation de l'AG si un copropriétaire prouve qu'il a été empêché de voter par correspondance
- Le copropriétaire peut aussi établir son propre formulaire reprenant les mentions obligatoires, mais c'est risqué juridiquement
Résolutions ajoutées à l'ordre du jour
Si des résolutions sont ajoutées à l'ordre du jour après l'envoi de la convocation (demandes notifiées dans le délai légal), le syndic doit :
- Envoyer un formulaire complémentaire incluant ces nouvelles résolutions
- Laisser un délai suffisant pour que le copropriétaire puisse retourner le formulaire
Si aucun formulaire complémentaire n'est envoyé, le copropriétaire qui a voté par correspondance est considéré comme « non votant » sur les résolutions ajoutées (il n'est pas compté dans le décompte, ce qui réduit le quorum pour ces résolutions).
Les délais : envoi, réception, validité
Quand le formulaire doit-il être envoyé ?
| Étape | Délai | Référence |
|---|---|---|
| Convocation de l'AG (avec formulaire joint) | 21 jours minimum avant l'AG | Art. 9 décret 1967 |
| Demande d'ajout de résolution par un copropriétaire | Notifiée au syndic à tout moment, mais dans un délai raisonnable | Art. 10 décret 1967 |
| Envoi du formulaire complémentaire (si ajout) | Dans les meilleurs délais | Jurisprudence |
Quand le formulaire doit-il être retourné ?
Le formulaire rempli doit être reçu par le syndic au plus tard 3 jours francs avant la date de l'AG. Exemple : si l'AG est le samedi 15 mars 2026, le formulaire doit être reçu au plus tard le mardi 11 mars 2026 (on ne compte ni le jour de réception ni le jour de l'AG, et les dimanches/jours fériés ne comptent pas).
Attention : c'est la date de réception par le syndic qui compte, pas la date d'envoi. Prévoyez donc une marge suffisante si vous envoyez par courrier.
Modes de transmission autorisés
- Lettre recommandée avec AR : preuve de réception incontestable, mais délai postal à anticiper
- Remise en main propre contre récépissé ou décharge
- Email : possible si le syndic accepte cette modalité. Conseil : demandez un accusé de réception
- Plateforme numérique du syndic : si le syndic propose un espace en ligne (comme TheSyndic), le formulaire peut être transmis numériquement avec horodatage
Comment sont décomptées les voix ?
Le copropriétaire est « présent ou représenté »
Le copropriétaire qui vote par correspondance est considéré comme « présent » pour le calcul du quorum et des majorités. Son vote est compté exactement comme s'il était physiquement dans la salle.
Le décompte résolution par résolution
Le vote par correspondance se fait résolution par résolution. Pour chaque résolution, le copropriétaire a coché « Pour », « Contre » ou « Abstention » :
| Vote coché | Effet sur le décompte |
|---|---|
| Pour | Compté dans les voix « pour » la résolution |
| Contre | Compté dans les voix « contre » |
| Abstention | Le copropriétaire est « présent » mais ne vote ni pour ni contre — ses tantièmes comptent pour le quorum mais pas dans le décompte pour/contre |
| Pas de case cochée | Le copropriétaire est « non votant » pour cette résolution — pas compté dans le quorum ni dans le vote |
| Deux cases cochées | Vote nul pour cette résolution — non compté |
Impact sur les majorités
Les voix du votant par correspondance s'ajoutent à celles des copropriétaires présents et représentés :
- Majorité simple (art. 24) : majorité des voix exprimées des copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance. Les abstentions ne comptent pas dans le calcul
- Majorité absolue (art. 25) : majorité des voix de tous les copropriétaires (présents ou non). Les votes par correspondance s'ajoutent au décompte. Le copropriétaire qui a voté par correspondance est « présent »
- Double majorité (art. 26) : majorité des copropriétaires représentant les 2/3 des voix. Idem, les votes par correspondance sont intégrés
- Unanimité : tous les copropriétaires doivent voter « pour ». Un vote par correspondance « contre » suffit à bloquer
Les cas particuliers et les pièges
Cumul vote par correspondance et procuration
Un copropriétaire ne peut pas cumuler vote par correspondance et procuration pour le même lot. S'il envoie les deux :
- Le vote par correspondance prime sur la procuration (article 17-1 A de la loi de 1965)
- Le mandataire est alors déchargé de sa procuration — il ne peut pas voter pour ce copropriétaire
Vote par correspondance et présence physique
Si le copropriétaire a envoyé un formulaire de vote par correspondance puis se rend physiquement à l'AG :
- Sa présence physique annule le vote par correspondance
- Il vote en séance comme tout autre copropriétaire présent
- Le président de séance doit en prendre note et écarter le formulaire
Amendement d'une résolution en séance
C'est le principal piège juridique. Si une résolution est modifiée pendant l'AG (amendement, reformulation, montant différent) :
- Le copropriétaire qui a voté par correspondance a voté sur la résolution telle qu'elle figurait à l'ordre du jour
- Si la résolution est « substantiellement modifiée », son vote par correspondance ne peut pas être pris en compte pour la nouvelle version
- La jurisprudence est encore fluctuante sur ce qui constitue une modification « substantielle ». Un changement de montant, de prestataire ou de modalités est généralement considéré comme substantiel
- Conseil au syndic : si une résolution doit être amendée, votez d'abord la résolution originale, puis proposez une résolution amendée en séance. Les votes par correspondance ne s'appliquent qu'à la première
Résolutions non prévues à l'ordre du jour
Les résolutions votées en « questions diverses » (non inscrites à l'ordre du jour) ne peuvent évidemment pas faire l'objet d'un vote par correspondance. Ces résolutions ne sont d'ailleurs pas valides si elles engagent des décisions substantielles — elles doivent être inscrites à l'ordre du jour d'une prochaine AG.
Le copropriétaire a coché partiellement le formulaire
Si le copropriétaire n'a pas coché de case pour certaines résolutions :
- Il est considéré comme « non votant » pour ces résolutions uniquement
- Ses tantièmes ne sont pas comptés pour le quorum de ces résolutions
- Cela peut faire baisser le quorum et, paradoxalement, faciliter l'adoption à la majorité de l'article 25 (puisque le dénominateur diminue)
Vote par correspondance vs visioconférence vs procuration
| Critère | Vote par correspondance | Visioconférence | Procuration |
|---|---|---|---|
| Participation aux débats | Non — vote uniquement | Oui — participation complète | Non — le mandataire décide |
| Vote sur résolutions amendées | Non — vote sur la version initiale uniquement | Oui — vote en direct | Oui — le mandataire vote |
| Liberté de choix | Totale — le copropriétaire choisit pour chaque résolution | Totale | Variable — dépend des instructions données au mandataire |
| Droit impératif | Oui — ne peut pas être supprimé | Oui (depuis loi ELAN) | Oui |
| Délai | 3 jours francs avant l'AG | Temps réel | Remise au mandataire avant l'AG |
| Complexité pour le syndic | Moyenne — décompte séparé | Élevée — technique à mettre en place | Faible |
| Compte pour le quorum | Oui | Oui | Oui |
| Limité en nombre ? | Non | Non | Oui — 3 mandats max par mandataire (+ 10 % selon les cas) |
Quand privilégier le vote par correspondance ?
- Le copropriétaire est absent (voyage, maladie, éloignement géographique)
- L'ordre du jour est simple et prévisible (pas d'amendement probable)
- Le copropriétaire souhaite exprimer son avis personnel sans dépendre d'un mandataire
- La copropriété ne propose pas la visioconférence
Quand éviter le vote par correspondance ?
- Des résolutions sensibles ou contestées sont à l'ordre du jour — les débats pourraient modifier leur contenu
- Le copropriétaire souhaite participer aux discussions avant de se prononcer
- Des amendements sont probables (travaux, changement de syndic, modification du règlement)
Le rôle du syndic dans la gestion du vote par correspondance
Obligations du syndic
- Joindre le formulaire à la convocation : c'est obligatoire. Le formulaire doit reprendre exactement les résolutions de l'ordre du jour
- Accuser réception : bien que non strictement obligatoire, il est fortement recommandé de confirmer la réception du formulaire au copropriétaire
- Vérifier la validité : formulaire signé, daté, cases correctement cochées, reçu dans les délais
- Intégrer au décompte : pour chaque résolution, additionner les voix des votants par correspondance aux voix en séance
- Annexer les formulaires au PV : les formulaires de vote par correspondance doivent être conservés et annexés au procès-verbal de l'AG
Les erreurs fréquentes du syndic
| Erreur | Conséquence | Comment éviter |
|---|---|---|
| Ne pas joindre le formulaire à la convocation | Annulation possible de l'AG | Modèle standard intégré à la convocation |
| Oublier d'intégrer les votes par correspondance au décompte | Résolutions annulables | Tableur de décompte séparé, vérifié avant proclamation |
| Rejeter un formulaire reçu en temps utile pour un motif non prévu | Annulation de la résolution concernée | Ne rejeter que pour défaut formel avéré (pas de signature, hors délai) |
| Compter un vote par correspondance malgré la présence du copropriétaire | Double comptage → annulation | Vérifier la feuille de présence avant d'intégrer les votes |
| Ne pas conserver les formulaires | Impossibilité de justifier le décompte en cas de contestation | Scanner et archiver systématiquement |
Simplifier avec un outil numérique
Un outil comme TheSyndic simplifie considérablement la gestion des votes par correspondance :
- Génération automatique du formulaire à partir de l'ordre du jour
- Envoi dématérialisé avec la convocation (email + espace copropriétaire)
- Retour en ligne : le copropriétaire remplit le formulaire directement en ligne, horodaté
- Décompte automatisé : les votes par correspondance sont intégrés au décompte en temps réel pendant l'AG
- Archivage : formulaires conservés numériquement, annexés automatiquement au PV
Contester un vote par correspondance : motifs et procédure
Motifs de nullité d'un vote par correspondance
- Formulaire non signé par le copropriétaire
- Formulaire reçu hors délai (après le J-3 francs)
- Copropriétaire non identifiable (lot non précisé, nom illisible)
- Deux cases cochées pour la même résolution
- Formulaire raturé de manière ambiguë (intention non claire)
Motifs de contestation de l'AG liés au vote par correspondance
- Syndic n'a pas joint le formulaire à la convocation → le copropriétaire a été privé de son droit de vote
- Vote par correspondance non intégré au décompte → résolution adoptée ou rejetée à tort
- Résolution substantiellement amendée avec prise en compte des votes par correspondance → nullité de la résolution
- Double comptage (correspondance + présence physique ou procuration)
Délai de contestation
La contestation d'une résolution d'AG doit être portée devant le tribunal judiciaire dans un délai de 2 mois à compter de la notification du PV (article 42 de la loi du 10 juillet 1965). Passé ce délai, la résolution est définitive, même si un vice de procédure existait.
FAQ : les questions les plus fréquentes
Peut-on voter par correspondance pour une AG extraordinaire ?
Oui. Le vote par correspondance s'applique à toute assemblée générale, qu'elle soit ordinaire (annuelle) ou extraordinaire. Le syndic doit joindre le formulaire dans les deux cas.
Le locataire peut-il voter par correspondance ?
Non. Seul le copropriétaire (ou l'usufruitier, selon les stipulations du règlement) dispose du droit de vote en AG. Le locataire n'est pas membre du syndicat des copropriétaires.
Peut-on voter par correspondance par email ?
Le texte ne l'interdit pas explicitement, mais il n'impose pas non plus au syndic d'accepter l'email. En pratique, l'envoi par email est toléré si le syndic l'accepte. Privilégiez un envoi traçable (AR email, plateforme en ligne) pour sécuriser votre vote.
Un copropriétaire peut-il modifier son vote après l'avoir envoyé ?
Le texte est silencieux sur ce point. En pratique, si le copropriétaire envoie un nouveau formulaire avant l'expiration du délai de 3 jours francs, le dernier reçu devrait logiquement prévaloir. Mais le plus sûr est de se rendre à l'AG, ce qui annule automatiquement le vote par correspondance.
Le syndic peut-il facturer le formulaire de vote par correspondance ?
Non. La fourniture du formulaire fait partie des prestations incluses dans le forfait du syndic (gestion courante). Il ne peut pas facturer de frais supplémentaires pour l'envoi du formulaire ou le traitement du vote par correspondance.
Le vote par correspondance affecte-t-il le quorum ?
Oui. Le copropriétaire qui vote par correspondance est comptabilisé comme « présent » pour le calcul du quorum, exactement comme un copropriétaire physiquement présent ou représenté par procuration. Cela peut aider à atteindre le quorum dans les copropriétés où l'absentéisme est élevé.
Modèle simplifié de formulaire de vote par correspondance
Voici les mentions essentielles que doit contenir votre formulaire :
- En-tête : « Formulaire de vote par correspondance — Assemblée générale du [date] — Syndicat des copropriétaires [nom / adresse] »
- Identité du votant : Nom, prénom, adresse, numéro(s) de lot, tantièmes
- Tableau des résolutions : Numéro, intitulé résumé, cases Pour / Contre / Abstention
- Mentions légales : « En application de l'article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965. Ce formulaire doit être reçu par le syndic au plus tard 3 jours francs avant l'AG. »
- Date et signature du copropriétaire
- Modalités de retour : adresse du syndic, email (si accepté), plateforme en ligne
Conseil : avec un outil comme TheSyndic, le formulaire est généré automatiquement à partir de l'ordre du jour et proposé au copropriétaire dans son espace en ligne — plus besoin de papier ni de courrier.
Checklist du copropriétaire votant par correspondance
- Vérifier la réception de la convocation avec le formulaire joint (21 jours avant l'AG)
- Lire attentivement l'ordre du jour et les documents joints (devis, rapports, comptes)
- Remplir le formulaire résolution par résolution — cocher UNE seule case par résolution
- Ne pas oublier de signer et dater le formulaire
- Envoyer suffisamment tôt : viser J-7 pour les envois postaux (le délai limite est J-3 francs)
- Conserver une copie du formulaire envoyé
- Demander un accusé de réception au syndic
- Vérifier le PV après l'AG pour confirmer que vos votes ont été comptabilisés
