Pourquoi une checklist annuelle est indispensable
Le syndic de copropriété doit jongler avec des dizaines d'obligations légales, contractuelles et pratiques tout au long de l'année. Entre la préparation de l'assemblée générale, la clôture des comptes, le suivi des contrats et la gestion des sinistrés, il est facile de laisser passer une échéance critique.
Cette checklist exhaustive vous accompagne mois par mois avec les 52 actions essentielles pour une gestion irréprochable de votre copropriété. Que vous soyez syndic professionnel, syndic bénévole ou membre du conseil syndical souhaitant contrôler la bonne exécution du mandat, ce guide est votre référence.
Astuce : Imprimez cette checklist ou enregistrez-la en favoris. Cochez chaque action au fur et à mesure pour ne rien oublier.
Janvier — Lancer la nouvelle année
| N° | Action | Détail |
|---|---|---|
| 1 | Appel de fonds du 1er trimestre | Envoyer les avis d'appel de provisions selon le budget voté en AG. Délai : avant le 1er janvier idéalement, au plus tard le 15. |
| 2 | Vœux et communication | Envoyer un message aux copropriétaires : bilan succinct de l'année écoulée, perspectives de la nouvelle année. |
| 3 | Vérification des contrats d'assurance | Contrôler la date d'échéance de l'assurance multirisque immeuble. Anticiper le renouvellement ou la mise en concurrence. |
| 4 | Relevé des compteurs | Relever les compteurs généraux (eau, chauffage collectif) au 1er janvier pour le suivi des consommations. |
Février — Préparer les comptes
| N° | Action | Détail |
|---|---|---|
| 5 | Clôture des comptes de l'exercice N-1 | Arrêter les comptes au 31/12 (ou à la date de clôture de l'exercice). Préparer les 5 annexes obligatoires. |
| 6 | Rapprochement bancaire | Vérifier la concordance entre le solde comptable et le solde bancaire au jour de la clôture. |
| 7 | État des impayés | Dresser la liste des copropriétaires débiteurs. Envoyer les relances amiables avant toute mise en demeure. |
| 8 | Préparation du budget prévisionnel N+1 | Analyser les dépenses réelles vs budget voté. Estimer les charges de l'année à venir poste par poste. |
Mars — Organiser l'assemblée générale
| N° | Action | Détail |
|---|---|---|
| 9 | Élaborer l'ordre du jour | Recueillir les demandes d'inscription de résolutions auprès des copropriétaires et du conseil syndical. |
| 10 | Rédiger les projets de résolution | Pour chaque point à l'ordre du jour, rédiger une résolution claire avec la majorité applicable (art. 24, 25, 25-1 ou 26). |
| 11 | Solliciter les devis travaux | Si des travaux sont envisagés, obtenir au minimum 2-3 devis à joindre à la convocation. |
| 12 | Réunion du conseil syndical | Présenter les comptes et le budget au conseil syndical pour avis. Le CS contrôle les comptes et donne son avis sur la gestion. |
Avril — Convoquer et tenir l'AG
| N° | Action | Détail |
|---|---|---|
| 13 | Envoyer la convocation | Lettre recommandée AR au minimum 21 jours avant la date de l'AG (art. 9 décret 1967). Joindre : ordre du jour, comptes, budget, devis, formulaires de vote par correspondance. |
| 14 | Tenir l'assemblée générale | Vérifier le quorum, procéder au vote de chaque résolution, assurer la tenue de la feuille de présence. |
| 15 | Rédiger le procès-verbal | Consigner toutes les résolutions adoptées ou rejetées, les résultats des votes, les réserves éventuelles. |
| 16 | Notifier le PV | Envoyer le PV par LRAR aux opposants et défaillants dans un délai d'un mois (art. 42 loi 1965 — point de départ du délai de contestation de 2 mois). |
Mai — Post-AG et suivi
| N° | Action | Détail |
|---|---|---|
| 17 | Exécuter les décisions de l'AG | Lancer les travaux votés, signer les contrats approuvés, mettre en œuvre les changements décidés. |
| 18 | Appel de fonds travaux | Si des travaux exceptionnels ont été votés, émettre les appels de fonds selon l'échéancier adopté. |
| 19 | Mise à jour du registre des copropriétaires | Actualiser la liste des copropriétaires suite aux mutations. Vérifier les tantièmes. |
| 20 | Publication des résultats | Mettre les comptes approuvés et le PV à disposition sur l'extranet (obligatoire pour les syndics professionnels). |
Juin — Entretien et maintenance d'été
| N° | Action | Détail |
|---|---|---|
| 21 | Contrôle des espaces verts | Vérifier le contrat d'entretien, la qualité des prestations, planifier les interventions estivales. |
| 22 | Vérification des équipements de sécurité | Contrôler les extincteurs, BAES, portes coupe-feu, désenfumage. Commander les maintenances obligatoires. |
| 23 | Diagnostic énergétique | Si le DPE collectif est expiré ou absent, lancer l'appel d'offres pour le diagnostic. Obligatoire depuis 2024 pour les copropriétés > 200 lots. |
| 24 | Nettoyage des parties communes | Contrôler la qualité du prestataire de ménage. Planifier un nettoyage approfondi avant l'été. |
Juillet — Suivi financier de mi-année
| N° | Action | Détail |
|---|---|---|
| 25 | Appel de fonds du 3e trimestre | Émettre les appels de provisions du trimestre à venir. |
| 26 | Point budgétaire à mi-année | Comparer dépenses réelles vs budget. Identifier les dépassements potentiels et anticiper les ajustements. |
| 27 | Relance des impayés | Envoyer des mises en demeure aux copropriétaires en retard de paiement depuis plus de 30 jours. |
| 28 | Suivi des travaux en cours | Vérifier l'avancement des travaux votés en AG. Organiser des visites de chantier si nécessaire. |
Août — Gestion estivale
| N° | Action | Détail |
|---|---|---|
| 29 | Permanence et urgences | Mettre en place un système de gestion des urgences (dégât des eaux, panne ascenseur). Informer les copropriétaires des coordonnées d'astreinte. |
| 30 | Travaux en parties communes | Profiter de la période estivale (moins de résidents) pour les travaux bruyants : ravalement, peinture cages d'escalier. |
| 31 | Vérification toiture et étanchéité | Inspection visuelle de la toiture avant les pluies automnales. Nettoyer les gouttières et évacuations d'eau pluviale. |
| 32 | Contrôle des parkings et caves | Vérifier l'éclairage, les accès, la propreté. Envoyer un rappel du règlement intérieur si nécessaire. |
Septembre — Rentrée et relance
| N° | Action | Détail |
|---|---|---|
| 33 | Réunion du conseil syndical | Faire un point de rentrée : budget, travaux en cours, impayés, projets pour le dernier trimestre. |
| 34 | Contrats de chauffage | Vérifier la mise en route du chauffage collectif. Contrôler le contrat d'entretien de la chaudière. |
| 35 | Renouvellement des contrats | Passer en revue tous les contrats arrivant à échéance : ascenseur, ménage, gardiennage, espaces verts. Lancer la mise en concurrence si nécessaire. |
| 36 | Mise à jour du carnet d'entretien | Actualiser le carnet d'entretien avec les travaux réalisés, les diagnostics effectués et les contrats renouvelés. |
Octobre — Prévention et anticipation
| N° | Action | Détail |
|---|---|---|
| 37 | Appel de fonds du 4e trimestre | Émettre les appels de provisions du dernier trimestre. |
| 38 | Vérification du chauffage | S'assurer du bon fonctionnement de l'installation de chauffage collectif. Test de mise en route avant les premiers froids. |
| 39 | Purge des réseaux | Purger les radiateurs si chauffage collectif. Vérifier les purgeurs automatiques et la pression du circuit. |
| 40 | Plan de prévention hivernal | Prévoir le sel de déneigement, vérifier les tapis d'entrée, contrôler l'éclairage extérieur (jours plus courts). |
Novembre — Bilan et projections
| N° | Action | Détail |
|---|---|---|
| 41 | Pré-clôture comptable | Commencer le pointage des comptes en prévision de la clôture du 31 décembre. Identifier les factures en attente. |
| 42 | Bilan énergétique annuel | Analyser les consommations d'énergie de l'année. Comparer avec N-1. Identifier les postes d'économie. |
| 43 | État des lieux général | Visite d'inspection générale de l'immeuble : façades, toiture, parties communes, équipements. Noter les points à traiter. |
| 44 | Planification de l'AG N+1 | Réserver la date et la salle pour la prochaine AG. Informer les copropriétaires de la date prévisionnelle. |
Décembre — Clôture et archivage
| N° | Action | Détail |
|---|---|---|
| 45 | Clôture comptable de l'exercice | Arrêter les comptes au 31 décembre. Vérifier l'exhaustivité des écritures. Lettrer les comptes copropriétaires. |
| 46 | Archivage des documents | Archiver les PV, factures, contrats, correspondances de l'année. Respecter les durées légales de conservation (5 ans minimum, 10 ans pour les travaux). |
| 47 | Déclarations fiscales | Le cas échéant, préparer les éléments pour la déclaration de TVA, taxe foncière ou revenus locatifs des parties communes. |
| 48 | Relances finales | Dernière relance des impayés de l'année. Transmettre au contentieux les dossiers irrésolus après mise en demeure. |
Actions transversales — Toute l'année
Certaines missions du syndic ne sont liées à aucun mois en particulier. Elles doivent être assurées en continu :
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Essayer gratuitement| N° | Action permanente | Fréquence |
|---|---|---|
| 49 | Gestion des sinistrés et urgences | En continu — réactivité sous 24-48h |
| 50 | Suivi des mutations (ventes) | À chaque vente — état daté sous 15 jours |
| 51 | Communication avec les copropriétaires | En continu — réponse sous 8 jours ouvrés |
| 52 | Veille réglementaire | Trimestriel — nouvelles obligations, jurisprudence |
Tableau récapitulatif par trimestre
Pour une vue d'ensemble rapide, voici la répartition des grandes missions par trimestre :
| Trimestre | Missions principales | Points de vigilance |
|---|---|---|
| T1 (Jan-Mars) | Clôture comptes, préparation AG, budget prévisionnel | Respect du délai de convocation AG (21 jours). Qualité des annexes comptables. |
| T2 (Avr-Juin) | Tenue AG, exécution des décisions, maintenance été | Notification PV sous 1 mois. Lancement rapide des travaux votés. |
| T3 (Jul-Sep) | Travaux estivaux, bilan mi-année, renouvellement contrats | Suivi du budget. Relance impayés avant la rentrée. |
| T4 (Oct-Déc) | Préparation hivernale, pré-clôture, planification AG N+1 | Chauffage collectif. Archivage. Dernière chance relances impayés. |
Les erreurs les plus fréquentes à éviter
Même avec une bonne organisation, certains pièges reviennent régulièrement :
1. Retarder la convocation de l'AG
La loi impose la tenue de l'AG dans les 6 mois suivant la clôture de l'exercice. Un retard expose le syndic à sa responsabilité personnelle et peut entraîner la désignation d'un administrateur provisoire par le tribunal.
2. Négliger les relances d'impayés
Plus on attend, plus le recouvrement devient difficile. Un impayé non relancé pendant 5 ans est prescrit (art. 2224 du Code civil). Le syndic engage sa responsabilité s'il n'agit pas.
3. Oublier la mise en concurrence des contrats
Le conseil syndical a le droit de demander la mise en concurrence de tout contrat (art. 21 loi 1965). Ne pas le faire, c'est risquer des coûts excessifs et la méfiance des copropriétaires.
4. Sous-estimer le budget prévisionnel
Un budget sous-estimé entraîne des appels de charges complémentaires en cours d'année, source de tensions. Mieux vaut prévoir 5 à 10% de marge et restituer le trop-perçu.
5. Ne pas tenir le carnet d'entretien à jour
Le carnet d'entretien est obligatoire (art. 18 loi 1965). Il doit être actualisé après chaque opération de maintenance ou travaux. C'est un document clé lors de la vente d'un lot.
Les outils pour s'organiser
Pour suivre cette checklist efficacement, plusieurs options s'offrent à vous :
| Outil | Avantages | Idéal pour |
|---|---|---|
| TheSyndic | Plateforme complète avec rappels automatiques, suivi des votes, gestion documentaire | Syndics professionnels et bénévoles |
| Tableur partagé | Simple, gratuit, collaboratif (Google Sheets) | Petites copropriétés, syndics bénévoles |
| Logiciel de syndic | Comptabilité intégrée, appels de fonds automatisés | Syndics professionnels gérant plusieurs copropriétés |
| Agenda + rappels | Alertes automatiques sur les échéances clés | Tous — en complément d'un outil principal |
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TheSyndic automatise le suivi des échéances, les appels de fonds et la communication avec vos copropriétaires. Ne laissez plus rien passer.
Essayer gratuitementFAQ
Le syndic est-il obligé de tenir une AG chaque année ?
Oui. L'assemblée générale ordinaire doit se tenir au moins une fois par an, dans les 6 mois suivant la clôture de l'exercice comptable (art. 7 décret du 17 mars 1967). En cas de manquement, tout copropriétaire peut demander au tribunal la désignation d'un administrateur provisoire.
Quelles sont les sanctions si le syndic ne respecte pas ses obligations ?
Le syndic engage sa responsabilité civile envers le syndicat des copropriétaires. Il peut être condamné à verser des dommages-intérêts en cas de préjudice prouvé (retard AG, absence de relance impayés, défaut d'entretien). Son mandat peut également ne pas être renouvelé.
Le conseil syndical peut-il imposer des actions au syndic ?
Le conseil syndical a un rôle de contrôle et de conseil, pas de décision. Il peut demander des informations, exiger la mise en concurrence des contrats et émettre des avis. Mais les décisions importantes sont prises en AG. En cas de carence du syndic, le conseil peut convoquer une AG extraordinaire.
Combien de temps conserver les documents de copropriété ?
Les durées varient : 5 ans pour les factures courantes et les correspondances, 10 ans pour les documents liés aux travaux (garantie décennale), 30 ans pour les PV d'AG et les actes modificatifs du règlement de copropriété. Le carnet d'entretien est conservé sans limitation de durée.
Cette checklist est-elle adaptée aux syndics bénévoles ?
Absolument. Les obligations légales sont identiques que le syndic soit professionnel ou bénévole. Cette checklist est même particulièrement utile pour les syndics bénévoles qui ne disposent pas toujours d'outils professionnels pour suivre les échéances. Dans ce cas, priorisez les actions obligatoires (comptes, AG, assurance) et déléguez les tâches techniques à des prestataires.
